Gestión de plantillas de turno

Descripción general

Las plantillas de turno son patrones de turno previamente configurados que el motor de programación debe cumplir al generar una programación. Simplifican el proceso de creación de programas porque eliminan la necesidad de configurar manualmente un turno para cada persona incluida en un programa.
Solo se puede asignar una única plantilla de turno para cada persona. Como resultado, sus turnos se compondrán de acuerdo con esta plantilla cuando se genere el programa automáticamente.

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En este video, nuestro instructor repasa el uso de las plantillas de turno de Eleveo WFM.

Cómo mostrar las plantillas de turno existentes

Para visualizar las plantillas de turno existentes en el sistema, expanda el módulo Administración desde el árbol de navegación y haga clic en Plantillas de turno. Se abrirá la pantalla Plantillas de turnos

La información básica de cada turno se mostrará en las siguientes columnas:

Nombre de la plantilla de turno: el nombre de la plantilla de turno
Tipo de plantilla de turno: el tipo de plantilla de turno [All Work Days (Todos los días laborales) o Even and Odd Week (Semanas pares e impares)]
Hora de inicio: el comienzo del turno
Hora de finalización: el final del turno
Pausas: la cantidad de descansos

La columna Acciones habilita las acciones relacionadas con el usuario:

El botón Asignar gente (
) nos permite asignar personas a la plantilla de turno. Esta opción está disponible solo para usuarios que tengan asignado el rol WFM_ANALYST
El botón Editar (
) permite modificar la plantilla de turno; esta opción solo está disponible para los usuarios que tienen asignado el rol WFM_ANALYST
El botón Delete (Eliminar) (
) nos permite borrar la plantilla de turno. Esta opción está disponible solo para usuarios que tengan el rol WFM_ANALYST asignado

Cómo agregar una nueva plantilla de turno

Para agregar una plantilla de turno, haga clic en el botón Agregar una nueva.

Se abrirá el panel Nueva plantilla de turno.

Complete los siguientes datos:

Nombre de la plantilla de turno: el nombre de la plantilla de turno
Crear a prtir de existente (opcional): seleccione una plantilla de turno existente para completar automáticamente todos los parámetros excepto el nombre de la plantilla. Todos los parámetros completados se pueden modificar.
Tipo: el tipo de plantilla de turno Todas las jornadas de trabajo o Semanas pares e impares
Hora del turno:
- Hora de inicio: el comienzo del turno
- Duración: la duración del turno (solo el tiempo productivo, sin tener en cuenta descansos ni almuerzo; este valor también se aplicará a los valores de Máximo por día para todas las Actividades del programa)

Tiempo entre turnos: tiempo mínimo entre el final de un turno y el comienzo de otro
Configuración de pausa (opcional; se pueden agregar varios descansos; haga clic en Añadir nuevo para agregar un nuevo descanso):
- Tipo de pausa: el tipo de descanso (Pausa o Almuerzo)
- Duración: la duración del descanso
- Derecho de uso después: tiempo mínimo de trabajo que una persona necesita para tener derecho a una pausa, así como el inicio más tardío posible de esta pausa (más detalles a continuación).
Tiempo mínimo entre pausas (opcional): tiempo mínimo que debe transcurrir entre el inicio de un turno y el inicio del primer descanso, entre el final de un descanso y el comienzo del siguiente, o entre el final del último descanso y el final del turno
Programar actividades:
- Canal de voz:
  - Mínimo por día: el tiempo mínimo que se debe dedicar a este canal durante el turno
  - Máximo por día: el tiempo máximo que se debe dedicar a este canal durante el turno
- Canal de correo electrónico:
  - Mínimo por día: el tiempo mínimo que se debe dedicar a este canal durante el turno
  - Máximo por día: el tiempo máximo que se debe dedicar a este canal durante el turno
- Canal de chat:
  - Mínimo por día: el tiempo mínimo que se debe dedicar a este canal durante el turno
  - Máximo por día: el tiempo máximo que se debe dedicar a este canal durante el turno

Tenga en cuenta los siguientes parámetros:

Tipo: se pueden agregar los siguientes tipos de plantillas de turno:

Todos los días laborables: se aplicarán todos los ajustes seleccionados a todos los días laborables de la semana
Semana par e impar: se crearán dos configuraciones paralelas, una para una semana par y otra para una semana impar

Para configurar el tipo Semana par e impar, siga estos pasos:

Comience por la pestaña Semana par y seleccione el primer día que desea configurar. De manera predeterminada, tras seleccionar el tipo Semana par e impar de una plantilla, se muestra la Semana par y el primer día que se
Configure los parámetros de turno como se describe más arriba. Una marca de verificación verde indica que se han establecido todos los valores obligatorios para ese día.
Para aplicar los mismos parámetros a otros días, haga clic en el botón Duplicar en otros días.
Seleccione los demás días y haga clic en Confirmar selección.
Todos los días configurados se marcan con una marca de verificación verde.

No es obligatorios duplicar los parámetros a los otros días. Es posible configurar cada día con distintos parámetros y también se pueden dejar días sin configurar.
Para configurar otros días de la semana par con distintos valores, seleccione un día que no esté configurado y repita los pasos.

Derecho de uso después: si este valor se establece, por ejemplo, en 4 horas, la persona tiene derecho a tomarse un descanso si el turno programado para esa persona está planeado para que sea igual o más extenso que cuatro horas. Sin embargo, este descanso puede asignarse en cualquier momento durante las primeras cuatro horas del turno (el inicio más tardío de este descanso es el inicio de la 5ª hora del turno).

Tenga en cuenta que una persona no podrá trabajar sin descanso más de la mitad de la duración del turno y, al mismo tiempo, un descanso debe comenzar a más tardar en la hora establecida como valor de "Derecho después de". Recuerde ajustar los valores según corresponda

Caso 1:

El primer descanso:

duración: 15 minutos
derecho después de: 2 horas

El segundo descanso:

duración: 15 minutos
derecho después de: 4 horas

Como resultado, el último elemento de trabajo tiene una duración de 4 horas y 15 minutos, que es superior a la mitad de la duración del turno (8 horas). Con esta configuración, no se generará un programa y se producirá un error.

Caso 2:

El primer descanso:

duración: 15 minutos
derecho después de: 2 horas

El segundo descanso:

duración: 15 minutos
derecho después de: 4 horas y 15 minutos

Como resultado, el último elemento de trabajo tiene una duración de 4 horas, que corresponde a la mitad de la duración del turno (8 horas).

Programar actividades: estos valores definen cuánto tiempo se debería dedicar a los canales específicos (voz, correo electrónico o chat) durante el turno. Los valores predeterminados para cada canal están establecidos en el Mínimo por día: 00:00 y Máximo por día: 00:00 lo que significa que las actividades que usen este canal no deberían incluirse en el turno. Sin embargo, tras completar el valor Tiempo de turno - Duración (o modificarlo posteriormente), este valor se aplica automáticamente a los valores máximos de todas las actividades. Esto significa que la duración del turno puede dedicarse por completo a cualquiera de las actividades programadas. Si fuera necesario, los valores de las actividades individuales del programa se pueden modificar para que se ajusten a sus necesidades actuales.

Haga clic en el botón Asignar gente o en la flecha (<) para expandir el panel Gente disponibles.

El panel Gente disponibles nos permite asignar personas a la plantilla de turno. Solo se muestran las personas que no están asignadas a ninguna plantilla de turno.

Use las casillas de verificación para seleccionar personas y asignarlas a la plantilla de turno. Para asignar todas las personas disponibles a la vez, seleccione la casilla Asignar todo. Para eliminar la selección, use el botón Desmarcar todo.

Tenga en cuenta la siguiente información:

No es obligatorio asignar personas en este paso. También es posible asignar personas a una plantilla de turnos al agregar o editar los datos de una persona desde la pantalla Personas. Sin embargo, si se asigna una persona a una plantilla de turno desde la pantalla Plantillas de turno, este cambio de configuración se ve reflejado inmediatamente en la pantalla Personas, en la columna Turno.
Solo se puede asignar una única plantilla de turno a una persona.

Haga clic en el botón Asignar gente o en la flecha (>) para ocultar el panel Gente disponibles.

Cuando se han completado todos los campos obligatorios, se activa el botón Guardar. Haga clic para agregar una nueva plantilla de turno. Otra opción es hacer clic en los botones Cancelar o Cerrar (X) para dejar sin efecto los cambios.

Cómo editar una plantilla de turno

Para editar una plantilla de turno, haga clic en el botón Editar en la columna Acciones de la habilidad.

Se abrirá el panel Actualizar plantillas de turno.

Se pueden modificar todos los parámetros. Puede obtener más información sobre los parámetros en la sección Cómo agregar una nueva plantilla de turno que se muestra más arriba.

Haga clic en el botón Asignar gente o en la flecha (<) para expandir el panel Gente disponibles. Permite modificar las asignaciones de las personas a una plantilla de turno.

Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

Cómo asignar o eliminar personas

Para asignar personas a una plantilla de turno (o eliminarlas de ella), haga clic en el botón Asignar gente (

).

Se mostrarán los paneles Plantilla de turno y Gente disponibles.

Es posible agregar o eliminar personas o modificar los detalles de la plantilla de turno desde dentro de este panel. Vaya a la sección Cómo agregar una nueva plantilla de turno de más arriba para obtener más información.

Cómo eliminar una plantilla de turno

Para eliminar una plantilla de turno, haga clic en el botón Eliminar (

).

Se abrirá un cuadro de diálogo de confirmación que le solicitará que confirme

¿Seguro que desea eliminar la plantilla de turnos Turno totalidad de dia elegida?

Haga clic en Eliminar para confirmar que desea eliminar la plantilla de turno.

Solo se pueden eliminar las plantillas de turno que no estén asignadas a ninguna persona.