Cambio de Turno (Shift Swaps)
Visión general
La funcionalidad de Intercambio de Turnos permite a los usuarios intercambiar sus turnos con sus compañeros directamente desde la pantalla de Mi Horario. Estas solicitudes son procesadas por los aprobadores (gerentes) y los usuarios son informados automáticamente si fueron aprobadas o rechazadas.
Creación de nuevas solicitudes
Para crear un intercambio de turnos, despliegue el menú en la esquina superior derecha de un día y seleccione el tipo de solicitud: Cambio de turno. Aparecerá una ventana de Nueva solicitud y el campo Fecha ya estará rellenado.
También puede hacer clic en el botón Solicitudes de la esquina superior derecha de la pantalla.
El panel de Peticiones se expandirá a la derecha. En el menú desplegable, seleccione Cambio de turno.
Aparecerá una ventana de solicitud de intercambio de turnos (igual que al pulsar directamente sobre el día seleccionado en el calendario, pero sin fecha seleccionada). Seleccione la fecha para la que desea ofrecer su turno para intercambio.
Aparecerán todos los turnos disponibles para el intercambio. Es posible filtrarlos seleccionando los nombres de las personas en el menú desplegable Ofertas de turnos o seleccionando un Intervalo de fechas del nuevo turno.
Haga clic en el icono para ver los detalles del turno.
Tenga en cuenta que:
Como Todos los compañeros adecuados se consideran todas las personas que tengan el mismo responsable y estén asignadas a la misma cola que está implicada en el turno que el empleado quiere intercambiar.
Sólo los turnos sin solicitud de ausencia (en estado pendiente o aprobado) y no incluidos en ninguna otra solicitud de permuta se ofrecen como disponibles para una permuta de turno.
No es posible intercambiar un turno ocurrido en el pasado o un turno en curso.
También es posible rellenar el mensaje que será visible para su colega, así como para el responsable de la aprobación.
Haz clic en la tecla Mayús para seleccionarla. (Para anular la selección, vuelva a hacer clic en el desplazamiento o en la cruz roja de la esquina inferior derecha). Sólo se puede seleccionar un turno. A continuación, haga clic en Enviar solicitud.
A continuación, la solicitud aparece en el panel Solicitudes, en estado Pendiente de aceptación. Es posible hacer clic en el botón Cancelar solicitud para anularla.
Tenga en cuenta que es posible anular la solicitud antes de que sea aprobada por el gestor (aunque ya haya sido aceptada por el compañero).
Flujo de trabajo de las solicitudes
Una vez enviada la solicitud, ocurre lo siguiente
El compañero cuyo turno ha sido seleccionado para el cambio recibe un correo electrónico informándole de la solicitud de cambio de turno. La solicitud es visible en su pantalla Mi Horario (en el panel Solicitudes) y se encuentra en estado Pendiente de aceptación. Puede ser aceptada o rechazada. Más información en la sección Aceptar o rechazar solicitudes.
Si la solicitud de cambio de turno ha sido rechazada por el compañero, el usuario recibe un correo electrónico informándole de ello. La solicitud aparece como Rechazada.
Si la solicitud de cambio de turno ha sido aceptada por el compañero, el gestor recibe un correo electrónico informando sobre la solicitud de cambio de turno. La solicitud es visible en su pantalla de Solicitudes y se encuentra en estado Pendiente de aprobación. Puede ser aceptada o rechazada. Más información en la página Solicitudes.
El usuario solicitante, así como el compañero cuyo turno fue seleccionado para un intercambio, reciben un correo electrónico informando si el gestor ha aceptado o rechazado la solicitud.
Si se ha concedido la aprobación, ambos usuarios ven la solicitud en el estado Aprobado. El cambio de turno se produce y el horario se modifica. A partir de ese momento, la solicitud ya no se puede cancelar ni rechazar. Se debe crear una nueva solicitud si es necesario cambiar la asignación de turnos.
Si la solicitud ha sido rechazada, ambos usuarios la verán en el estado Rechazada. No es posible continuar con esta solicitud. Se debe crear una nueva solicitud si es necesario cambiar la asignación de turnos.
Aceptar o rechazar solicitudes
Para ver las solicitudes que esperan su aceptación, vaya a la pantalla Mi Horario y pulse el botón Solicitudes en la esquina superior derecha de la pantalla. Se desplegará el panel de Solicitudes. Seleccione el estado Pendiente de aceptación.
Haga clic en la flecha para ampliar la solicitud. Se mostrarán los siguientes detalles de la solicitud:
Estado - Pendiente-Aceptación
Creada - fecha de creación de la solicitud
Turno ofrecido - el turno que el solicitante ha ofrecido al compañero
Turno requerido - el turno que el solicitante desearía tomar, pero que actualmente está asignado al colega
Mensaje - comentario opcional añadido por el solicitante
A continuación, haga clic en Aceptar o Rechazar. Si lo desea, escriba un mensaje adicional.
Tras aceptar, la solicitud pasará al estado Pendiente de aprobación y se enviará al gestor, que podrá aprobarla o rechazarla.
Si rechaza la solicitud o retira su aceptación antes de la aprobación, sólo se informará al solicitante. Lea más sobre cómo retirar la aceptación en la sección Cancelación de solicitudes más abajo.
Visualización de las solicitudes existentes
Para visualizar las solicitudes existentes, haga clic en el botón Solicitud en la esquina superior derecha de la pantalla para ampliar el panel Solicitudes.
Se pueden utilizar los siguientes filtros para listar las solicitudes:
Estado - estado actual de la solicitud
Pendiente de aceptación - solicitudes a la espera de una acción por parte del compañero.
Pendiente de aprobación - solicitudes pendientes de una acción por parte del responsable.
Aprobadas - solicitudes aprobadas por el responsable
Rechazada - solicitudes rechazadas por el compañero o el gestor
Cancelada - solicitud cancelada por el usuario
Tipo - el tipo de solicitud (seleccione Cambio de turno)
Intervalo creado (obligatorio) - el intervalo de fechas en que se creó la solicitud
Rango solicitado - el rango de fechas para el que se creó la solicitud.
A continuación se mostrarán todas las solicitudes que cumplan los criterios seleccionados.
Haga clic en la flecha para ampliar y ver los detalles de las solicitudes.
El turno aprobado se marca con una marca de verificación verde. Tenga en cuenta que después de la aprobación, los mosaicos con Turno ofrecido y Turno requerido muestran las fechas y horas iniciales de estos turnos, sin embargo, después de hacer clic en el icono de detalles, se muestran los detalles de un nuevo turno asignado (turno intercambiado).
Anular solicitudes
Para cancelar una solicitud creada por usted mismo, haga clic en el botón Cancelar solicitud. Esta acción está disponible para las solicitudes en estado Pendiente de aceptación o Pendiente de aprobación. Si la solicitud ya ha sido aprobada por el gestor, no se puede cancelar.
Además, la persona que ha aceptado el cambio de turno creado por un compañero, aún puede cancelar la aceptación antes de que la solicitud sea aprobada por el gestor (por lo tanto, en estado Pendiente de aprobación). En tal caso, haga clic en Cancelar aceptación.
